Em 15 anos exercendo atividades no departamento de controladoria financeira, atuei também em cálculo de prêmios, validação de prestações de contas e ajudas para rede. Nesse período, observei que 30% da rede de concessionárias deixavam de receber valores significativos oferecidos pela montadora ou sofriam alguma redução de bônus por deixar de se atentar a um detalhe qualquer. Podia ser uma nota fiscal para reembolso de ferramental que nunca chegou, a perda de um prêmio de vendas por 0,5 carro, não enviar um relatório que a fábrica exige, não entregar o carro ao cliente no prazo determinado, entre outras situações.
O primeiro problema enfrentado pelo concessionário é a correta interpretação da regra. Nem sempre a montadora publica políticas e comunicados claros sob o ponto de vista de sua operacionalização. Esta dificuldade acontece porque fica difícil parametrizar um sistema ou criar uma planilha que reúna todos os detalhes que a regra exige. Também o representante regional da montadora tem conhecimentos específicos e não entende as dificuldades da ferramenta para operacionalizar o processo. Para piorar, o que ele entende como suficiente pode ser interpretado como insuficiente pelo profissional da controladoria que autoriza o pagamento ou pela auditoria.
O segundo problema, não menos importante, é que nem sempre a concessionária tem condições de manter uma equipe especializada e exclusiva para interpretar os comunicados ou políticas, reunir as evidências, relatórios, acompanhar as metas e prazos para evitar perdas de valores. Quando não existem equipes distintas, cada área tem de conduzir o processo conjuntamente com a rotina inerente à sua atividade. Muitas vezes não é sempre a mesma pessoa que executa o processo mensalmente e ela não tem acesso à regra ou não tem as devidas orientações.
Evitar esse desperdício é de suma importância para sobrevivência neste setor, especialmente diante do cenário atual e a projeção de concorrência cada vez mais competitiva nos próximos anos. Investir em equipes e profissionais devidamente treinados para conduzir o processo, aplicar revisões periódicas por consultorias independentes ou terceirização dessas atividades são ações condizentes para evitar estes desperdícios.
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*Paulo Zorzete é consultor especialista em gestão automotiva da LPZ Consultoria (www.lpzconsultoria.com.br)